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Veranstaltungen

Am 09.10.2013 lautete unser Thema:


Vertragsmanagement und rechtssicheres ersetzendes Scannen

In fast jedem Unternehmen werden unzählige Vereinbarungen mit Geschäftspartnern getroffen, Räume angemietet, Materialien bestellt, Fahrzeuge geleast, Wartungsverträge für IT und einen umfangreichen Anlagen- und Gerätebestand abgeschlossen. Unzählige Handlungen und Vorgänge sind in entsprechenden Verträgen geregelt. Und nahezu sämtliche Vorgänge sind mit Geldfluss verbunden. Aber in vielen Unternehmen stellt man sich die Frage: Haben wir einen schnellen und präzisen Überblick über alle existierenden Verträge und Vereinbarungen? Können sofort Auskünfte über vereinbarte Leistungen, Konditionen, Vertragspartner, Kündigungsfristen, Termine, Vertragsverantwortliche, Zahlungen, Risiken usw. gegeben werden? Ein schneller und ortsunabhängiger Zugriff auf alle relevanten Daten kann Prozesse beschleunigen und Risiken vermindern. Herr Stauff erklärt die Vorzüge eines professionellen Vertragsmanagementsystems und stellt den Einsatz anhand der Software „SealBase“ in einem praktischen Beispiel vor.

Und wie kommen die Dokumente in das Vertragsmanagement? Durch rechtssicheres ersetzendes Scannen. Gehören kostenintensive Dokumentenarchive künftig der Vergangenheit an? Vieles spricht dafür: Die im Frühjahr 2013 veröffentlichte technische Richtlinie des BSI zum ersetzenden Scannen (TR RESISCAN) kann die Lücke zwischen bisher uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen sowie der zuverlässigen technischen Realisierung des ersetzenden Scannens mit quasi normfaktischer Wirkung schließen. Dies eröffnet den potentiellen Anwendern erstmals die Möglichkeit, auch außerhalb der bisher im Bereich des Dokumentenmanagements (DMS) geübten Vernichtung von steuerlich relevanten Unterlagen (GDPdU / GOBS) auch andere Urkunden und potentielle Beweisstücke rechtssicher nach der TR RESISCAN zu scannen, sie in die Langzeitarchivierung eines DMS zu überführen und die papiergebundenen Originale endgültig zu vernichten. Dies kann Unternehmen und Behörden, die sehr Papier- und Aktenintensiv arbeiten, große Einsparpotentiale für die Archivierung bringen, da sie sich endgültig von diesen Archiven trennen können. Die Veranstaltung beleuchtet konkrete Anwendungsfälle für die TR RESISCAN und stellt die Anknüpfungspunkte für die elektronische Langzeitarchivierung in einem DMS nach der BSI TR ESOR dar. Herr Rechtsanwalt Völkel (d.velop AG) zeigt dazu auf, wie nach einer Zertifizierung des Scanprozesses nach TR RESISCAN der Nachweis der Rechtssicherheit tatsächlich geführt werden kann und wo die TR RESISCAN bereits heute, wie beispielsweise im E-Government Gesetz, konkret angewendet werden kann.

Die Veranstaltung richtet sich an Geschäftsführer, Juristen, Controlling und IT-Verantwortliche in Unternehmen und im öffentlichen Bereich, aber auch an alle Mitglieder des Arbeitskreises in eigenen Belangen.

Begleitend ist Raum für Fragen und Diskussion vorgesehen. Persönliche Erfahrungen können während der Veranstaltung ausgetauscht und typische Probleme im Einzelnen besprochen werden.

Im Anschluss an die Veranstaltung können bei einem Glas Kölsch und einen kleinem Imbiss persönliche und fachliche Kontakte gepflegt werden - ein wesentliches Kennzeichen des Arbeitskreises.

Referenten


Herr Dirk Stauff ist Geschäftsführer der StaVis GmbH aus Bergisch Gladbach. Die StaVis GmbH ist ein bundesweit tätiges IT- und Beratungsunternehmen mit Sitz in Bergisch Gladbach.

Herr Christian Völkel ist Rechtsanwalt und Head of Legal bei der d.velop AG, einem Hersteller von DMS-Softwareprodukten aus Gescher (Westfalen). Dort ist er auch für das rechtliche Produktmanagement der Software zum ersetzenden Scannen und zur Langzeitarchivierung zuständig. Er begleitet derzeit die Einführung und Umsetzung der TR RESISCAN bei mehreren Kunden.

 

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